Скачать журнал регистрации производственных приказов образец

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Скачать журнал регистрации производственных приказов образец

Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Среди целей ведения журнала можно выделить:

  • возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
  • возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
  • придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

  • вопросы хозяйственной деятельности;
  • систему планирования;
  • порядок и структуру отчетности;
  • выстраивание стратегии продаж;
  • задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

  • назначении директора;
  • создании филиала;
  • введении штатного расписания;
  • утверждении правил трудового распорядка;
  • обеспечении коммерческой тайны;
  • проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

граф примерно следующее:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
  3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О.

лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  • исправлений;
  • подчисток;
  • необоснованных зачеркиваний;
  • откорректированных записей;
  • разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Образец книги регистрации приказов по основной деятельности

Источник: https://ppt.ru/forms/prikazi/journal

Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления

Скачать журнал регистрации производственных приказов образец

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.

В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  • приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  • прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  • оплата труда, доплаты и премирование;
  • отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  • длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  • ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
  • кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  • дисциплинарные взыскания.

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  • изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  • утверждения обновления штатного расписания;
  • назначения работников на руководящие посты;
  • сокращение численности.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Порядок оформления

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  • на титульной странице;
  • на последнем листе;
  • в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Регистрация приказов

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

  1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
  2. Название распорядительного документа.
  3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  1. Информация о сотруднике – виновнике составления.
  2. Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2019 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/zhurnal-registratsii-prikazov/

Скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности в 2019 году – форма, бланк, эксель, электронный

Скачать журнал регистрации производственных приказов образец

Документы, которые имеют значение для организации, отображаются в специальном журнале. Чтобы он имел юридическую силу, к оформлению требуется подойти со вниманием.

Для чего нужен

Каждое предприятие обязано завести журнал, так как с его помощью можно оптимизировать и упростить работу с документацией.

Стандартными ситуациями, для которых требуется документ, являются:

  • провести быстрый поиск по реквизитам документа и проверить основные положения;
  • оценить количество приказов определенного вида на предприятии;
  • зафиксировать день оформления приказа, чтобы подтвердить его существование при возникновении претензий.

Законодательство обязывает юридические лица и предпринимателей вести журнал. Вид документации, которые подлежат регистрации, указаны в приказе Министерства Культуры России №558 от 2010 года.

Согласно внутренним правилам, прошлые журналы требуется хранить в организации, утилизации они не подлежат. Если в журналах есть информация, которую можно использовать в научно-правовых целях, они передаются в государственный архив. На предприятии издается соответствующий приказ.

Журнал заводится при регистрации организации и заполняется, пока фирма не прекратит свое существование. Причиной для создания нового документа является окончание места для внесения записей в предыдущем журнале.

Рекомендуется покупать тетради с большим количеством страниц. Законом не разрешается досрочно закрывать журналы, если они не были испорчены или утеряны.

Какие приказы нужно регистрировать

Приказы по основной деятельности подготавливаются руководителем или уполномоченными специалистами подразделений. Исключениями являются сложные вопросы, которые требуют созыва специальной комиссии или проведения собрания с начальниками нескольких подразделений.

В отличие от документов по личному составу или направленных в отдел кадров, приказы по основной деятельности не относятся к определенному человеку. Они оформляются на всю организацию.

Стандартными примерами приказов являются:

  • о создании нового подразделения;
  • о назначении генерального директора;
  • об утверждения новых правил оформления внутреннего договора;
  • об изменении штатного расписания;
  • о появлении на предприятии безналичного расчета;
  • о требованиях к охране коммерческой тайны;
  • о сокращении числа сотрудников;
  • об установлении материальной ответственности целого подразделения;
  • об изменении форма расчетного листка.

Работодатели обязаны регистрировать приказы, которые меняют или устанавливают локальные правила для большей части сотрудников. Одинаковую важность имеют распоряжения для руководящих и обычных должностей.

В стандартный распорядительный акт входит:

  • система планирования организации;
  • решения о хозяйственной деятельности;
  • построение новой стратегии продаж;
  • изменение формы отчетности;
  • планы по развитию бизнеса.

Требования к оформлению

Если работодатель решил вручную заполнять журнал регистрации приказов, требуется проставить нумерацию на каждом листе, затем прошить все листы вместе. На последней странице приклеивается наклейка, на которой вписывается количество прошитых листов в документе, ФИО сотрудника, подпись и печать.

Наклейку имеет право заполнять уполномоченное лицо (тогда проставляется его должность) или руководитель. Печать организации требуется проставлять так, чтобы хотя бы треть заходила на наклейку.

Законодательством разрешено заводить новый журнал раз в год, однако можно и чаще, если старый закончился. Нумерация страниц в новом журнале начинается сначала, наклейка и титульный лист также заполняются с нуля.

Законодательством не установлена единая форма для заполнения журнала, обязанность разработать бланк документа.

В стандартном журнале должны быть следующие страницы:

  • титульный лист;
  • несколько страниц с перечислением всех исполнительных лиц, которые имеют право делать записи в журнале;
  • главный раздел, в котором регистрируются приказы по основной и другим видам деятельности.

Фирма может добавлять другие разделы, например, для дополнительных соглашений к приказам. На титульном листе требуется отразить:

  • название компании полностью;
  • название документа;
  • время составления журнала учета;
  • последний день ведения документа.

На страницах об ответственных специалистах разрешено записывать:

  • ФИО уполномоченных граждан полностью;
  • ссылки на бумаги, которые дают сотрудникам новые полномочия (например, приказ);
  • подписи сотрудника, которые подтверждают ответственность за предоставление неверных сведений;
  • даты, в течение которых граждане несут ответственность за журнал.

Основной раздел является самым обширным, в него разрешено вносить следующие сведения:

  • порядковый номер записи;
  • реквизиты документа, дата и номер;
  • количество листов, из которых состоит приказ;
  • ФИО полностью и должность специалиста, в отношении которого был выпущен приказ.

Номера проставляются без перерывов по всему журналу, даже если на странице нет записей. Номера приказа присваиваются в соответствии с внутренним распорядком компании. Чаще всего ставят индекс и цифровой номер.

В разделе «Вид приказа» требуется проставить действие, которое было выполнено в отношении человека, например, увольнение, повышение, прием на работу, взыскание штрафа, выход в декретный отпуск и т.д.

В любую запись вносятся основания для внесения в журнал, например, трудовой договор, заявление человека, составление дополнительного соглашения, доверенности, оформление уведомления сотрудника.

Форма журнала и скачать бланк

Законодательством не установлено единой формы для организаций. На работодателе лежит ответственность за разработку, проверку и утверждение бланка. В него разрешено добавлять любые поля, удовлетворяющие потребностям фирмы. Журнал оформляется в электронном и бумажном виде.

Традиционный журнал требуется пронумеровать, прошить и скрепить печатью. Чтобы подписаться в журнале, требуется поставить ФИО уполномоченного лица полностью и расшифровать подпись. На наклейку ставится число прошитых листов и инициалы руководителя фирмы.

Ответственное лицо расписывается на наклейке, с этого момента журнал получает юридическую силу. Если нарушить процесс оформления, документ не будет считаться значимым.

Скачать бланк журнала можно по ссылке.

Как заполнить и его образец

Стандартный образец журнала включает таблицу, в которой содержаться следующие графы:

  • номер записи по порядку;
  • время издания оригинального приказа;
  • наименование документа полностью;
  • несколько предложений о содержании приказа;
  • ФИО сотрудника, который несет ответственность за выполнение приказа;
  • если есть, то примечания и комментарии.

Структура таблицы не является обязательной, можно добавлять любое количество столбцов для внесения новых записей. Например, многие добавляют графу о списке сотрудников, которые ознакомились с оригинальным приказом и поставили свои подписи или как-либо отреагировали. Можно внести номера страниц, приложенных к документу, если есть.

Титульный лист должен содержать всю информацию о компании, директоре и всех сотрудниках, которые несут ответственность за журнал.

Он может быть простой тетрадкой в линейку, которую разделили на необходимое количество столбцов. Главное, чтобы ее хватило на 365 дней.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности:

Что не должно быть

В журнал регистрации нельзя вносить:

  • исправления;
  • необоснованные перечеркивания;
  • подчистки;
  • измененные или дополненные записи;
  • вырванных или порванных страниц.

Небольшие ошибки можно исправлять, аккуратно зачеркнув запись, поставив рядом подпись и вписав верные данные.

Срок хранения

Статьей 358 о перечне типовых управленческих документов, опубликованной Росархивом в 2000 году, установлен срок хранения журнала. Он составляет все время действия организации, но не более 75 лет. Приказ о сдаче журнала в госархив также хранится в течение 75 лет.

В электронном виде

Электронный журнал представляет собой компьютерный файл с таблицами, которые работодатели обязаны защищать от правок и доступа сотрудников. Форма и правила ведения документа совпадают с теми, которые установлены для бумажной версии.

Если налоговая служба решила устроить проверку и просит журнал, его можно распечатать в любой форме. Главное, чтобы у документа была обложка, титульный лист, нумерация страниц, прошитые листы, заверение и проставление печати.

Когда журнал передается в архив, требуется проверить его читаемость и полноценность данных. Документ печатается на качественной бумаге.

Рекомендуется отделять приказы по личному составу, которые считаются документами по внешнему движению, от бумаг по основной деятельности и внутреннему движению специалистов.

Первые документы часто требуются отделу кадров для составления отчетности и статистики о приеме на работу и увольнении, переводе на другие должности и т.д. Эти бумаги удобно распечатывать из электронного журнала.

Журнал регистрации приказов обязательно формируется на любом предприятии. Юрисдикция документа может распространяться на всех работников сразу, на руководство или на отдельные лица. Он требуется для наведения порядка в документах.

Журнал хранится в течение всего времени действия фирмы, его проверяет налоговая служба.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: https://juristampro.ru/skachat-obrazec-zhurnala-registracii-prikazov-po-osnovnoj-dejatelnosti/

Заполняем журнал приказов по основной деятельности

Скачать журнал регистрации производственных приказов образец

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Названный журнал должен вестись на предприятии в обязательном порядке, т. к. позволяет максимально оптимизировать работу с распорядительными документами по основной деятельности предприятия, в том числе:

  • оценить общее число зарегистрированных приказов данного вида;
  • осуществить быстрый поиск того или иного распорядительного документа;
  • зафиксировать факт издания приказа, чтобы в дальнейшем иметь возможность подтвердить его юридическую силу.

Кроме того, закон напрямую устанавливает эту обязанность для организации (см. п. «а» ст. 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень № 558).

По общему правилу такие журналы регистрации подлежат постоянному хранению в организации. В иных случаях, когда содержащаяся в них информация может быть использована в научно-справочных целях, такие журналы передаются на хранение в госархивы.

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Законодательством не предусмотрено единой установленной формы такого журнала, поэтому каждая организация правомочная разработать и утвердить его содержание и форму исходя из собственных потребностей.

Допустимо ведение на бумажном носителе или в электронном виде.

В первом случае необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации. Кроме того, на прошивку наносится специальная наклейка, на которой указано:

  • количество прошитых листов;
  • должность и Ф.И.О. заверяющего лица (обычно это руководитель организации или другой сотрудник, назначенный приказом).

Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица. Печать организации, скрепляющая заверительную надпись, должна заходить на нее хотя бы на треть.

Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации.

Главное, чтобы такой документ велся на предприятии и были соблюдены сроки его хранения, что установлено требованиями закона (см. п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.

2015 № 526).

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Стандартно такой журнал ведется в форме таблицы, содержащей следующие графы:

  • порядковый номер записи;
  • дата издания распорядительного документа;
  • наименование приказа;
  • краткое содержание распорядительного документа;
  • ответственный за выполнение распоряжения сотрудник (указывается его должность и Ф.И.О.);
  • комментарии и примечания.

Такая структура таблицы является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень сведений, которые необходимо зафиксировать в журнале регистрации. В т. ч. могут быть добавлены такие колонки, как список сотрудников, которых надлежит ознакомить с конкретным приказом; количество листов приложения к распорядительному документу и т. д.

Титульный лист журнала регистрации должен предусматривать следующие атрибуты:

  • организационно-правовая форма и название компании;
  • наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае — приказов по основной деятельности);
  • дата начала и окончания ведения журнала;
  • должность и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение журнала регистрации;
  • продолжительность периода хранения.

Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности можно найти ниже по ссылке:

Журнал регистрации приказов — шаблон.

Итак, журнал регистрации приказов по основной деятельности должен вестись в любой организации. При этом законом не установлена типовая форма названного документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате. Такой журнал подлежит постоянному хранению в организации.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/pravila_zapolneniya_zhurnala_registracii_prikazov_po_osnovnoj_deyatelnosti/

Журнал регистрации приказов | по личному составу, по основной деятельности

Скачать журнал регистрации производственных приказов образец

Журнал регистрации приказов позволяет систематизировать документооборот в организации, что облегчает прохождение проверок ГИТ. Узнайте, как его оформить, скачайте образцы журналов

Правила ведения журнала регистрации приказов

Деятельность любой организации предполагает образование большого числа документов, в том числе приказов, которые требуется хранить 5 или 75 лет. По этой причине должно быть два журнала учета приказов, ведение которых возможно и в электронном виде. Во втором случае необходимо обеспечивать резервное копирование данных, чтобы в результате сбоя не потерять документы.

Неважно, каким образом происходит регистрация приказов в организации (в электронном или бумажном виде), необходимо придерживаться общих правил оформления журналов. В последующем это поможет избежать лишних вопросов при проверках, быстро найти нужные записи или документы.

Книга приказов: образец оформления

  • на титульном листе отражают полное название документа, а также дату его оформления;
  • ниже указывают наименование компании или структурного подразделения организации;
  • журнал нумеруют, прошивают, скрепляют личными подписями глав предприятия, ставят печать, если она используется;
  • с целью защиты от фальсификации журнал регистрации пломбируют.

Журнал приказов содержит несколько столбцов:

  • второй столбец используется для записи персональных данных (должности ответственного лица, Ф.И.О.);
  • третий – для номеров приказов. Предусмотрено и указание буквенных кодов: «ЛС» (личный состав), «ОД» (основная деятельность), «О» (отпуска);
  • в четвертом столбце книги регистрации приказов отражают даты составления документов;
  • в пятом указывают данные работника, на которого издавался приказ, а также его должность;
  • в шестом краткое содержание;
  • в седьмом – подпись ответственного лица.

Журнал регистрации кадровых приказов можно заполнять и в другом порядке, так как это зависит исключительно от формы используемой книги.

Документ может разрабатываться самостоятельно, также организация имеет право применять типовой образец. Главное, чтобы в нем были обязательные и вспомогательные графы.

Обязательные графы книги регистрации приказовВспомогательные колонки
  • № п/п;
  • дата распоряжения;
  • актуальный номер приказа;
  • вид распоряжения;
  • Ф.И.О. сотрудника организации;
  • табельный номер специалиста;
  • основания.
  • кем подписан документ;
  • исполнитель распоряжения;
  • куда отправляется распоряжение;
  • роспись о получении в журнале регистрации приказов;
  • отметка о направлении приказа в дело;
  • должность, а также Ф.И.О. сотрудника, который зарегистрировал приказ;
  • иные примечания.

В некоторых случаях отдельной строки «Примечания» нет в документе. Если запись внесена неверно, делают отметку, как и в трудовых книжках работников. Например: «Запись под № недействительна». При этом ниже указывают верную запись, ставят роспись. Если в организации применяют печати, то исправления заверяются и ими.

Журнал регистрации приказов по кадрам нужно заполнять четко и без помарок. Строго запрещено штриховать записи, зачеркивать буквы, пытаться убрать сведения с помощью корректирующих средств. Недопустимо наличие страниц, которые не имеют нумерации. Книга приказов по кадрам заполняется только  сплошным текстом.

Как оформить журнал регистрации приказов

Организации, а особенно коммерческие фирмы, могут использовать любой бланк журнала регистрации приказов, но порядок ведения книги должен быть закреплен в отдельных локальных нормативных актах. Он определяется непосредственно генеральным директором фирмы или иным уполномоченным лицом.

В акте нужно закрепить:

  •  Ф.И.О. , должности работников, ответственных за составление, хранение документа;
  •  сотрудников, на которых перекладывается обязанность вести журнал, если основные ответственные за него временно отсутствуют;
  •  установленные периоды хранения книги регистрации приказов;
  • место хранения полностью заполненных документов.

Обычно ведением журнала регистрации приказов занимается секретарь, если организация небольшая. В крупных фирмах эта обязанность может возлагаться на отдельного работника.

При этом ответственность за сохранность документа должна быть отражена в локальном акте, трудовом договоре или должностной инструкции, так как возможна порча книги или ее утеря.

Некоторые фирмы ведут сразу несколько журналов – в обычном и электронном виде.

Скачать бланк >>>

Несмотря на то, что книга приказов по кадрам – необязательный документ, эксперты рекомендуют вести ее каждой организации.

Связано это с тем, что при проверках у фирмы есть всего три дня, чтобы подготовить необходимый пакет документов, который будет проверять трудовая инспекция или налоговая.

В этом случае журнал регистрации приказов позволит быстрее найти нужные бумаги. Кроме того, он облегчает работу многих специалистов фирмы, так как позволяет систематизировать документооборот.

Если организация не хочет самостоятельно разрабатывать журнал регистрации приказов, образец документа можно скачать или купить в специализированном магазине.

В первом случае книгу нужно не только распечатать, но и пронумеровать, опломбировать, после этого приступать к ее оформлению и ведению.

При этом специалист, ответственный за ведение журнала регистрации приказов по кадрам, образец которого не установлен на законодательном уровне, обязан придерживаться общих правил заполнения документа.

  • Шаблон Журнала регистрации приказов по личному составу.doc
  • Пример регистрации приказа о прекращении трудового договора с работником по соглашению сторон.doc
  • Пример регистрации приказа о прекращении трудового договора с работником по соглашению сторон.doc
  • Пример регистрации приказа работодателя о переводе работника на другую постоянную работу, требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
  • Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
  • Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, требующую направления на обязательный предварительный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
  • Пример регистрации приказа о переводе работника на другую постоянную работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его устной просьбе .doc
  • Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
  • Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его письменной просьбе.doc
  • Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, требующую направления на обязательный предварительный медицинский осмотр, по его устной просьбе.doc
  • Пример регистрации приказа о временном переводе работника на другую работу, не требующую направления на обязательный медицинский осмотр, по его устной просьбе .doc
  • Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной форме .doc
  • Пример регистрации приказа о поощрении работника в денежной форме, если премия не предусмотрена системой оплаты труда .doc
  • Пример регистрации приказа о материальном поощрении работника в неденежной форме .doc
  • Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной и в денежной формах если премия не предусмотрена системой оплаты труда.doc
  • Пример регистрации приказа о поощрении работника в нематериальной и в материальной неденежной формах.doc
  • Пример регистрации приказа о досрочном расторжении трудового договора с руководителем организации (увольнении) .doc
  • Пример регистрации приказа о досрочном расторжении трудового договора с руководителем организации (увольнении) ранее истечения установленного законом срока предупреждения об увольнении в связи с невозможностью продолжения работы .doc
  • Пример регистрации приказа о досрочном расторжении по инициативе работника срочного трудового договора (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) (вариант 1) .doc
  • Пример регистрации приказа о досрочном расторжении трудового договора с руководителем организации (увольнении) .doc
  • Журнал учета приказов о командировании работников.docx
  • Журнал по личному составу.docx

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1084692-qqsh-16-m3-shablon-jurnala-registratsii-prikazov-po-lichnomu-sostavu

Журнал регистрации приказов: пример и образец заполнения

Скачать журнал регистрации производственных приказов образец

Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.

Советуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — подробности тут.

9 видов приказов, которые отражаются в журнале

Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют.

Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности.

Выделяют несколько разновидностей таких документов:

  1. О назначении директора.
  2. Об образовании подразделения компании.
  3. О введении в действие разработанного штатного расписания.
  4. О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
  5. Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
  6. Об учреждении правил трудового распорядка.
  7. О сокращении 1 или нескольких работников.
  8. О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
  9. Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.

Полный список приказов по основным видам деятельности смотрите тут.

Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов.

Например, если вступает в силу акт об утверждении ключевого сотрудника, чья должность прописана в уставе (это может быть не только директор, но и главный бухгалтер, начальник службы охраны), такой приказ следует зарегистрировать именно в журнале по основной деятельности, а не по личному составу.

Еще один важный момент – документы, связанные с основной деятельностью и с административно-хозяйственными вопросами регистрируются отдельно, потому что последний хранятся в течение 5 лет. Что касается первой группы актов, их следует хранить постоянно (не менее 75 лет). В течение этого же времени хранится и журнал.

Образец записи в журнале: инструкция по заполнению

Фиксирование записи о создании приказа обязательно, потому что в этом случае документ окончательно вступает в силу.

Таким образом, запись придает ему юридическую силу как внутреннего нормативного акта, обязательного к выполнению в пределах всего предприятия или конкретного его обособленного подразделения.

К тому же благодаря упорядоченной системе фиксирования существенно упрощается поиск нужного документа среди тысяч бумаг, подобных ему.

Титульный лист

На титульном листе ответственное лицо прописывает:

  1. Название компании, ее организационная форма. Допускаются общепринятые сокращения – ООО, ПАО и другие, например: ООО «Дольче вита».
  2. Дату, когда был заведен документ. Она может не совпадать с началом календарного года, что нормально.
  3. Дату, когда был окончен документ (заполнена последняя страница). После этого журнал передают в архив на долгосрочное хранение (не менее 75 лет).
  4. Ответственный за ведение – должность, фамилия, инициалы.
  5. В графе «срок хранения» указывают «постоянно».

Записи о приказах

Порядок формирования записи можно установить самостоятельно, поскольку к форме нет строгих законодательных требований. Обычно все записи фиксируются в табличном виде; указывают такие сведения:

  1. Номер документа – нумерация идет в сквозном порядке, с начала и до конца года. Документы, информация о которых фиксируется в разных журналах, имеют разную нумерацию – свой порядок есть в документах по основной деятельности, по личному составу и т.п.
  2. Далее следует дата издания документа – с этого дня он обычно и вступает в силу.
  3. Затем приводится название заголовка (в точности, как в приказе). Здесь же можно прописать краткое содержание.
  4. Отмечают количество листов и приложений через косую черту «/».
  5. В графе «ответственный» прописывают фамилии и инициалы сотрудников, которые отвечают за выполнение изданного приказа.
  6. В графе «ознакомить» – фамилии и инициалы сотрудников, которые в письменном виде (под подпись) должны ознакомиться с текстом документа.

По желанию можно вставить и графу «Примечания», где по необходимости прописываются краткие комментарии к изданным приказам.

Последняя страница

После того, как журнал будет окончен, необходимо оформить окончание его ведения. Для этого сначала нужно прошнуровать все страницы и скрепить их шнуром.

Затем прописывают количество листов (а не страниц), ставят дату и подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы).

Эти записи вносит ответственное лицо, которое вело журнал в течение всего его периода (или лицо, замещающее этого сотрудника).

Способы ведения и ответственный

Журнал регистрации можно вести двумя способами:

  1. Традиционно – рукописный вариант. Используются синие или черные ручки, не оставляющие помарок и разводов. Все записи делаются аккуратно, исправления возможны только в исключительных случаях. Также необходимо следить за тем, чтобы в документе не было вырванных страниц, дополнительных вставок (взамен предыдущих) и т.п.
  2. В электронном виде: в этом случае вносить записи в журнал и корректировать их может только тот сотрудник, который обладает правом электронной подписи.

Отвечать за заполнение документа могут такие сотрудники:

  • секретарь;
  • секретарь-референт;
  • другие работники, назначенные по указанию директора.

Как правило, конкретный способ ведения, равно как и ответственное лицо утверждаются отдельным локальным правовым актом, который принимается на предприятии.

Как выглядит журнал для регистрации

Бланк этого документа представляет собой небольшую книгу из 64 страниц с обложкой из золотистого картон (формат 210*288 мм). Предусмотрены отверстия, чтобы производить шнуровку страниц, а затем сдать документ в архив.

Если изначально журнал не был прошит, необходимо сделать это самостоятельно.

ссылкой:

Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/kak-pravilno-vesti-zhurnal-registracii-prikazov/

Судебная защита
Добавить комментарий