Проводки по переброске средств с одного подотчетного лица на другое

Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами

Проводки по переброске средств с одного подотчетного лица на другое

Запрета на подобные действия в законодательстве нет, и ответственность не предусмотрена. Применить статью 15.1 КоАП РФ, где говорится о нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, здесь нельзя.

Дело в том, что перечень таких нарушений ограничен, и в него входят лишь расчеты наличными сверх лимита, неоприходование денег в кассу, несоблюдение порядка хранения свободной наличности и превышение лимита кассы.

О переводе подотчетных сумм на пластиковую карту работника в статье 15.1 КоАП РФ нет ни слова.

Однако, на практике многие банки отказываются перечислять подотчетные деньги с расчетного счета компании на зарплатные счета работников.

В качестве обоснования приводят пункты 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций*, в которых упоминается лишь наличная форма выдачи средств под отчет. Еще один аргумент банкиров — письмо ЦБ РФ от 18.12.

06 № 36-3/2408, не позволяющее перечисление подотчетных сумм на пластиковые карты.

Единственное исключение, которое делают наиболее лояльные банки, связано с командировочными расходами. Такие средства иногда разрешают переводить на карту, поскольку Центробанк допускает подобный вариант. Главное, чтобы он был прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании (письмо ЦБ РФ от 24.12.08 № 14-27/513).

Избежать сложностей можно, если открыть корпоративные карточные счета для каждого из подотчетных лиц, и переводить на них необходимые суммы. Такие счета принадлежат предприятию.

Следовательно, и деньги, которые на них находятся, — это собственность организации, а не работника. В такой ситуации от банка потребуется лишь переместить деньги с одного счета организации на другой.

Затем сотрудник снимет деньги, потратит их, и предоставит в бухгалтерию авансовый отчет в обычном порядке.

Ситуация вторая: на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» образовалось кредитовое сальдо

Бывает, что в кассе компании не хватает денег, чтобы выдать под отчет. При этом сотрудник (чаще всего руководитель) приобретает товары или оплачивает услуги для организации из личных средств. После чего оформляет авансовый отчет и сдает на предприятие.

Бухгалтер в свою очередь делает проводку по кредиту счета 71, и отражает тем самым долг компании перед работником. Задолженность будет числиться до тех пор, пока в кассе не появится наличность, и кассир не возместит затраченные средства.

Иногда кредитовое сальдо по счету 71 не списывается на протяжении нескольких месяцев или даже лет.

В этой ситуации нет ничего, что противоречило бы закону. По сути, покупка из личных средств — это частный случай перерасхода подотчетной суммы, а он предусмотрен в бланке авансового отчета**.

Там есть специальное поле для реквизитов расходника, оформленного при возмещении сотруднику перерасходованных денег.

Логика такова: раз допустимо частично оплатить товар из личных средств, то не возбраняется и полностью расплатиться собственными деньгами.

Правда, могут возникнуть сложности при учете товаров и услуг, приобретенных за деньги работника. Не исключено, что налоговики станут утверждать, будто данная продукция (или услуга) не принадлежит компании. Поэтому нельзя включить ее стоимость в расходы и принять к вычету НДС.

На практике многие главбухи пытаются избежать кредитового сальдо по счету 71. Для этого действуют одним из двух способов.

Первый способ — оформление договора беспроцентного займа, по которому работник якобы дает предприятию в долг некую сумму денег.

Бухгалтерия приходует их в кассу, после чего выдает этому же сотруднику под отчет. Он расходует средства, сдает авансовый отчет, и взаиморасчеты с ним как с подотчетником выходят в ноль.

При этом за компанией остается долг, но не перед подотчетным лицом, а перед заимодавцем.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Второй способ заключается в том, чтобы перекупить у работника товары (или услуги), которые он приобрел за свои деньги. И в этом случае за организацией числится долг, но не перед подотчетным лицом, а перед поставщиком.

У обоих методов есть свои недостатки. В первом случае инспекторы, возможно, расценят, что компания получила облагаемый доход в виде незаплаченных процентов по кредиту. Во втором случае могут придраться к работнику-продавцу и начислить ему НДФЛ с выручки.

Мы считаем, что разумнее отражать данные операции такими, какие они есть, то есть по счету 71. Но не помешает перестраховаться, и в начале года издать приказ, разрешающий закупки из собственных средств работников. А подтверждающие документы оформлять не на физическое лицо, а на предприятие.

Ситуация третья: необходимо выдать средства под отчет человеку, не состоящему в штате компании

Если речь идет о сотруднике другого филиала, то можно без проблем выдавать ему деньги под отчет. Ведь хотя он и не является работником данного подразделения, но трудится в той же организации. К тому же в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций четко сказано, что подотчетные суммы выдаются, в числе прочего, на расходы подразделений, включая филиалы без собственного баланса.

Сложнее обстоит дело, когда нужно оформить подотчетные средства на человека, не работающего в компании. Как правило, это учредитель, который собирается оплатить счета предприятия, отнести наличную выручку в банк и т д. Поскольку он не состоит в штате, то не может выступать в роли подотчетного лица. Значит, бухгалтер должен найти другое основание для выдачи наличных.

По нашему мнению, в данной ситуации неплохим вариантом станет договор безвозмездного поручения. В нем следует прописать, что организация поручает учредителю совершить какие-либо действия на благо компании. Учредитель не взимает платы, но обязуется отчитаться за потраченные средства. Номер и дату договора кассир проставляет в расходном ордере, оформленном в момент выдачи денег.

На первый взгляд, такой способ выглядит довольно рискованно. Виной тому термин «безвозмездно», к которому налоговики традиционно относятся с большим подозрением. Однако, причины для серьезных опасений нет. Во-первых, в случае с учредителем безвозмездность вполне оправдана, ведь он — лицо заинтересованное.

Во-вторых, чтобы доказать сокрытие налогов инспекторам придется привести данные о рыночных ценах на аналогичные услуги. Сделать это будет нелегко, так как услуги эти весьма специфические. Кроме того, арбитражная практика показывает, что подавляющее большинство споров по рыночным ценам решаются не в пользу ИФНС.

Ситуация четвертая: из-за большого количества подотчетных лиц удобнее оформлять авансовые отчеты раз в месяц

В организациях, где деньги под отчет выдаются ежедневно, а число подотчетных лиц велико, бухгалтерам приходится оформлять и проверять огромное количество бумаг. Чтобы облегчить себе жизнь, некоторые предприятия поступают так: выдают деньги в течение месяца, а в конце принимают один отчет по всем суммам за этот месяц.

Формально такой подход является нарушением, поскольку подотчетные средства можно выдавать только после полного отчета по ранее выданному авансу (п. 11 Порядка ведения кассовых операций). Правда, штраф не предусмотрен, а статья 15.1 КоАП РФ тут не применима.

Да и на практике проблем, как правило, не возникает. Главное, чтобы соблюдалось условие: сотрудник обязан отчитаться не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги.

Чтобы выполнить это условие, компании устанавливают соответствующий срок равным, например, 30 дням. Тогда даже в случае, когда работник получает средства в первый день месяца, а отчитывается в последний, он укладывается во временные рамки.

Кроме этого необходимо, чтобы правило «один отчет за все суммы месяца» было закреплено во внутренних локальных документах.

Ситуация пятая: подотчетник принес подтверждающие документы, где сумма по товарному чеку меньше, чем по кассовому чеку

Такое случается, когда сотрудник в одном и том же магазине покупает что-то для предприятия, а что-то лично для себя. Тогда к подотчетным деньгам он добавляет свои собственные, и на кассе получает единый чек на всю сумму.

Но в товарном чеке, как правило, просит отразить только наименования товаров, предназначенных для организации. Потом работник сдает в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы.

При этом оказывается, что сумма по товарному чеку совпадает с суммой, взятой под отчет, а сумма по чеку ККТ — превышает размер подотчетных средств.

Некоторые бухгалтеры считают, что такие авансовые отчеты не нужно принимать, дабы не создавать путаницу в учете. Особо осторожные заранее прописывают в локальных нормативных документах правило: суммы во всех подтверждающих документах должны совпадать, иначе авансовый отчет не принимается.

На наш взгляд, недопустимо не принимать такие отчеты, ведь работник потратил деньги на нужды предприятия и принес все необходимые бумаги. Расхождение сумм в чеках не является достаточным основанием, чтобы не принять отчет.

Правильнее списать с подотчетного лица долг, а авансовый отчет провести в сумме, указанной в товарном чеке.

При этом оформить бухгалтерскую справку, где вкратце изложить причины несовпадения, и подколоть к ней письменные объяснения сотрудника.

Ситуация шестая: на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» значится просроченная дебиторская задолженность

Допустимо списать только ту просроченную задолженность, которая является безнадежной для взыскания. Напомним, что безнадежным считается долг, по которому истек срок исковой давности. В общем случае он составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При этом согласно статье 203 Гражданского кодекса срок прерывается, если обязанное лицо признало свою задолженность.

Это означает, что если некая сумма числится по дебету счета 71 более трех лет, а сотрудник уволился и не выражает готовности вернуть деньги, такую сумму можно списать. В бухгалтерском учете она попадет на прочие расходы (дебет счета 91), в налоговом — на внереализационные затраты, учитываемые при налогообложении (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Также бухгалтеру придется подать сведения в налоговую инспекцию о том, что бывший работник получил доход в виде прощенного долга. Сделать это нужно не позднее одного месяца по окончании календарного года (п. 5 ст. 226 НК РФ).

* Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержден решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 № 40.

** Унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/comments/2011/4/4553

Проводки по переброске средств с одного подотчетного лица на другое

Проводки по переброске средств с одного подотчетного лица на другое

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Проводки по переброске средств с одного подотчетного лица на другое». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Счет-фактура 50 71 Возвращены подотчетные суммы в кассу организации. № КО-1 «Приходный кассовый ордер» 91-2 71 Произведены подотчетными лицами расходы социального характера.

№ АО-1 «Авансовый отчет», 71 55 Израсходованы средства на командировочные расходы по кредитным пластиковым карточкам. Выписки специального счета в банке.

70 71 Удержана задолженность по подотчетным суммам из оплаты труда.

Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной очередности поступления документов.

При частичной оплате платежного документа банком оформляется платежный ордер и один из его экземпляров прилагается к банковской выписке по счету.

С порядком заполнения, представления, отзыва и возврата расчетных документов можно ознакомиться в главе 2 Положения о безналичных расчетах РФ.

Пример налогообложения подотчетных сумм

Выдавать из кассы организации денежные средства под отчет можно только работникам, с которыми у организации установлены трудовые отношения, то есть которые работают по трудовым договорам. Ежегодно приказом руководителя утверждается перечень лиц (с указанием должности и фамилии), которым разрешено получать из кассы денежные средства под отчет.

Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через три рабочих дня после истечения срока, на который выданы наличные деньги, или со дня выхода на работу. Для выполнения такого задания работник получает денежный аванс на оплату предстоящих расходов, а также оформляет необходимые документы (заявки, доверенности и т. п.).

Бухгалтерский счет 71. учет расчетов с подотчетными лицами

Операции по расчетным счетам отражаются на основании выписок кредитных организаций (банков) и приложенных к ним расчетных документов.

Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

В магазине документальное оформление полученного подотчетным лицом товара ограничивается выдачей кассового и/или товарного чека, гарантийного документа и налоговой накладной (если продавец товара — плательщик НДС).

Следует отметить, что и возможность передачи подотчетным лицом денежных средств третьим лицам в Указании N 3210-У также не прописана.

То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.).

Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Работник, получивший сумму подотчет, должен в дальнейшем отчитаться о потраченных средствах: на что потрачены и в каком размере. Кроме того, он должен предоставить документы, подтверждающие произведенные расходы.

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

В частности, согласно ст. 1159 ГК лицо, совершившее действия в интересах другого лица без его поручения, обязано по завершении этих действий незамедлительно предоставить тому, в имущественных интересах кого были совершены действия, отчет о них и передать ему все, что при этом было получено.

Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам.

При выдаче денег в подотчет, в организации приказом руководителя должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право получать подотчетные суммы.

Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам.

Бухгалтерский счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» содержит сведения о расчетах с сотрудниками по подотчетным суммам, выданным из кассы организации. Денежные средства в подотчет могут выдаваться работнику на хозяйственные нужды и командировки .

Для получения средств достаточно одного распоряжения руководителя. Но большинство бухгалтеров продолжают требовать с сотрудников заявление или пояснительную записку с расчетом, чтобы спланировать подотчетную сумму.

Порядок расчетов с подотчетными лицами – проводки

Подотчетное лицо — это работник организации, на ответственности которого находятся материальные ценности, принадлежащие организации.

Денежные суммы, выданные авансом подотчетным лицам на предстоящие расходы, называются подотчетными суммами.

Во все времена излюбленным направлением для ревизоров были расчеты с подотчетными лицами из-за большого количества бухгалтерских ошибок. Как правильно организовать учет в бюджетном учреждении, чтобы ни один проверяющий «не подкопался»?

Таким образом, подотчетное лицо не может заплатить по одному договору более 100 000 руб., но может иметь под отчетом и более 100 000 руб.

Понятно, что подотчетник покупает на сумму, не большую чем ему выдали, согласны? В реальности, бывает часто так, что подотчетнику не хватило денег, и он добавил свои личные деньги, чтобы купить.

А вот у чисто «активных» или «пассивных» бух счетов неправильное разнесение суммы отобразится красным числом. Вот здесь и надо будет бить тревогу, поскольку «краснота» — это ошибка.

Расчетные документы принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика. В случае недостаточности денежных средств на расчетном счете организации банк поступает следующим образом: по расчетному счету организации заводится картотека – учет расчетных документов на списание средств со счета.

Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма.

Получив от подотчетного лица авансовый отчет с указанием целей, на которые потрачен аванс, бухгалтер должен произвести необходимые проводки для того, чтобы списать с подотчетного лица числящуюся за ним задолженность по дебету сч.71.

Для минимизации наличного денежного оборота, в том числе, переводятся в безналичную форму расчеты с сотрудниками. Возможность использования банковских карт сотрудников, в том числе зарплатных, для расчетов по подотчетным суммам МинФин подтвердил еще в 2013 году в Письме № 02-03-10/37209.

В общем, прямые безналичные закупки у изготовителей и оптовиков — это, скорее, прерогатива крупных предприятий.

Проверка блокировки счета на сайте налоговой – это удобный сервис, который позволяет оперативно узнать о том, когда и почему ИФНС перекрыла доступ к вашим денежным операциям в банке. Приостановка операций с денежными средствами происходит при определенных нарушениях налогового законодательства. И чтобы отменить блокировку, необходимо их устранить.

Как организовать расчеты с подотчетными лицами

Как видно из рисунка по счету 71, сотрудник потратил и отчитался за большую сумму, чем ему было выдано.

Контроль за правильностью и своевременностью проведения подотчетных операций должен быть систематическим.

Минфин России разъяснил, что безвозмездные услуги по доверительному управлению имуществом облагаются НДС.
Представительские расходы также можно отнести на затраты. Согласно 264 статье НК РФ, к таковым затратам относят: расходы на организацию официальных мероприятий, услуги переводчика, буфетное обслуживание. Прочие траты принимать в расчеты базы не следует.

Может ли подотчетное лицо передавать наличные подотчетные денежные средства другому лицу (работнику)?

Как видите, с активно пассивными счетам бухгалтерского учета, все гораздо проще, чем видится вначале. Встречаемся в следующей статье, где подведем небольшой итог.

Погашение задолженности по подотчетным суммам

В некоммерческих организациях для учета применяется счет 71, расчеты с подотчетными лицами. Взаиморасчеты производятся в разрезе каждого лица.

Корреспондирующий счет при выдаче денег: счет 50 «Касса», если выданы наличные денежные средства; счет 51 «Расчетный счет», если деньги переведены на банковскую карту работника.

Каждый день компании, организации сталкиваются со множеством хозяйственных операций: продажа товара, покупка товара, перечисление денежных средств с расчетного счета и многие другие. Как правильно указать бухгалтерские проводки в бухгалтерии?

Источник: https://sushgold.ru/zhaloby/5811-provodki-po-perebroske-sredstv-s-odnogo-podotchetnogo-lica-na-drugoe.html

Проводки по переброске средств с одного подотчетного лица на другое | Юрист 24

Проводки по переброске средств с одного подотчетного лица на другое

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм.
Движение денежных средств, выданных под отче отражается в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании Приходных и Расходных кассовых ордеров и Авансовых отчетов.

Порядок расчетов с подотчетными лицами — проводки

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц.

Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Если подотчетное лицо потратило полученную сумму не в полном размере, и у него остались деньги, то их необходимо вернуть в кассу предприятия, при этом оформляется проводка Д50 К71 и заполняется документ – приходный кассовый ордер.

Если же расходы работника превысили полученную сумму, то перерасход должен быть выдан работнику из кассы на основании расходного кассового ордера, при этом отражается проводка Д71 К50.

В ходе своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Порядок выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным Банком РФ (Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40). Руководителем организации определяются размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Предприятию необходимо учитывать ограничения выдачи средств наличными. Как предусмотрено Указом Президента №436 и инструкцией №21, предприятия могут осуществлять выдачу наличных денежных средств на хозяйственные нужды из кассы за счет остатка выручки в кассе при отсутствии налоговой задолженности.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

Подотчетными могут быть:

  • лица, работающие на предприятии или у ИП на постоянной основе;
  • совместители;
  • лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (п. 5 указания № 3210-У).

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

В данной статье рассмотрены особенности нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете, налоговом учете, а также порядок отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0). Статья подготовлена М.С. Сучковой.

Бухгалтер широкого профиля с 15-летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись.

Подотчетные лица в течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании денежных средств (по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет») и приложить подтверждающие документы.

Выданы из кассы наличные денежные средства подотчетному лицу в национальной валюте на хозяйственные нужды (приобретение товара). Открыт субсчет 3723 «Расчеты с подотчетными лицами по расходам на хозяйственные нужды».
Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

Если выдаются денежные средства на командировочные расходы, необходимо оформить следующие документы:- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;- командировочное удостоверение;- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Срок командировки определяется руководителем организации.

Отражение командировочных расходов в налоговом учете

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам, в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.

В предлагаемой вниманию читателей книге подробно рассматриваются все возможные случаи осуществления расчетов с подотчетными лицами, в том числе такими инструментами, как аккредитивы и чеки из чековых книжек.

Расчеты наличными денежными средствами периодически осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных операций.

При этом расчеты наличными денежными средствами между участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и банковским законодательством.

Проводки по 71 счету — расчеты с подотчетными лицами

Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. При этом следует иметь в виду, что денежные средства в подотчет могут выдаваться только работнику данного учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому.

Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается.
Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет.

Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.

Ежемесячные обороты и задолженность по расчетам с подотчетными лицами в бухгалтерском учете при журнально-ордерной форме учета отражаются в журнале-ордере №7.
В любых компаниях практикуется процесс передачи денежных средств в подотчётность одному из сотрудников.

Это может происходить по нескольким причинам: например, необходима закупка канцелярии в отдел кадров, или проведение какой-либо акции, где потребуется приобрести инвентарь и др.

Для передачи подотчетной суммы следует заполнить акт, который обязательно утвердит руководитель и далее пройти в кассу за средствами.

По истечению срока действия акта подотчетный сотрудник должен или вернуть денежную сумму в том размере, который указан в документе, или предоставить доказательства траты денег на производственные нужды (чеки или другие документы).

Выданы из кассы наличные денежные средства подотчетному лицу в национальной валюте на служебную командировку. Открыт субсчет 3721 «Расчеты с подотчетными лицами по служебным командировкам в национальной валюте».

В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Постоянным местом работы признается место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым договором.

Порядок направления работника в служебные командировки, как на территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

Пунктом 155 Инструкции №25н предусмотрено, что для получения денежных средств под отчет работник должен написать заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства.


Однако весьма часто расчеты наличными денежными средствами практикуются при приобретении материально-производственных запасов в небольших количествах, а также относительно недорогих объектов основных средств (как правило, оргтехники) и объектов нематериальных активов.

Организации, имеющие структурные подразделения, нередко выплачивают заработную плату через специально уполномоченных лиц (раздатчиков).

Бюджетным учреждениям для оформления авансового отчета следует руководствоваться Приказом №123н, которым утверждена форма авансового отчета (форма 0504053) для бюджетных учреждений.

Ввиду того что налоговые и иные контролирующие органы обращают особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы изучения и точного практического применения порядка отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно важное значение.

Авансовый отчет отражает, на какие цели потрачены полученные средства, каков размер потраченной подотчетным лицом суммы. Сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник также должен приложить подтверждающие документы.
Составление отчета об использовании полученных денежных средств, проведение полного расчета в бухгалтерии.

Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71)

На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы. Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

Денежные средства предприятия в подотчет выдаются:

  • из кассы предприятия;
  • в безналичной форме:

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами». По дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счетов денежных средств отражается выдача сумм денежных средств под отчет. Израсходованные подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетами затрат или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Источник: http://mebeldzer.ru/pravovye-stati/1566-provodki-po-perebroske-sredstv-s-odnogo-podotchetnogo-lica-na-drugoe.html

Расчеты с подотчетными лицами (счет 71)

НДС — 36 000 руб.).На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:Дебет 08-4 Кредит 60- 200 000 руб. (236 000 руб. — 36 000 руб.) — учтены расходы по покупке автомобиля (без НДС);Дебет 19-1 Кредит 60- 18 000 руб.

— учтена сумма НДС по автомобилю (согласно счету-фактуре продавца);Дебет 60 Кредит 51- 236 000 руб. — оплачен счет продавца;Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19-1- 18 000 руб. — произведен налоговый вычет по НДС.

За регистрацию автомобиля в ГИБДД (проведение технического осмотра, получение свидетельства о регистрации транспортного средства и номерных знаков) было заплачено 700 руб.:Дебет 71 Кредит 50- 700 руб.

— выданы из кассы деньги подотчетному лицу для оплаты регистрационных сборов;Дебет 08-4 Кредит 71- 700 руб. — плата за регистрацию учтена в балансовой стоимости автомобиля (на основании авансового отчета подотчетного лица);Дебет 01 Кредит 08-4- 200 700 руб.

Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерские проводки, отражение в учете

Учет расчетов Подотчетные лица – кто это? Как учитываются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдать деньги под отчет, как это оформить документально и какие проводки отразить в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье ниже. Кто такие подотчетные лица? Это сотрудники предприятия, которым выданы денежные средства на произведение расходов, связанных с деятельностью предприятия.

Важно То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.).

Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.
Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.

Проводки по авансовому отчету

Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу. Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов.

Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов.

Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому. По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ).

Prednalog.ru

Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40, передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещалась.

Следует отметить, что и возможность передачи подотчетным лицом денежных средств третьим лицам в Указании N 3210-У также не прописана.Каких-либо разъяснений уполномоченных органов по данному вопросу нам обнаружить не удалось.

В то же время при принятии подотчетным лицом решения о передаче денежных средств другому лицу (в том числе и работнику предприятия), по нашему мнению, целесообразно учитывать, что в силу абзаца 2 пп. 6.3 п.

6 Указания N 3210-У подотчетное лицо обязано представить в определенный срок авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.Как видим, Указание N 3210-У не содержит прямого запрета на передачу выданных под отчет наличных денег одним лицом другому. До 2012 года в соответствии с п.

Источник: https://pbcns.ru/provodki-po-perebroske-sredstv-s-odnogo-podotchetnogo-litsa-na-drugoe/

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Проводки по переброске средств с одного подотчетного лица на другое

Бухгалтерия Неиспользованный остаток подотчетных средств сотрудник обязан вернуть в кассу или на расчетный счет организации. Разберемся, как это сделать и оформить в бухучете. 28 января 2019 Евдокимова Наталья

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

  • принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
  • перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

Чтобы сотрудники самостоятельно возвращали деньги сразу на расчетный счет госучреждения, закрепите такую возможность в учетной политике или в отдельном локальном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У.

Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель.

Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Операция

Дебет

Кредит

Сумма, рублей

Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту

0 208 34 560

0 201 11 610

10 000,00

Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета

0 105 36 340

0 208 34 660

9500,00

Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер

0 201 34 510

0 208 34 660

500,00

Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными

0 210 03 560

0 201 34 610

500,00

Денежные средства внесены на расчетный счет

0 201 11 510

0 210 03 660

500,00

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

  • за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
  • выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
  • выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
  • на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей.

По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С.

В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

Операция

Дебет

Кредит

Сумма, рублей

Подотчетные суммы перечислены на банковскую карту секретаря

0 208 12 560

0 201 11 610

15 000,00

Утвержден авансовый отчет, приняты произведенные расходы

0 401 20 212

0 208 12 660

13 000,00

Неиспользованный остаток поступил на Р/С учреждения

0 201 11 510

0 208 12 660

2000,00

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/oformlyaem-vozvrat-podotchetnykh-summ

Судебная защита
Добавить комментарий