Образец внутренней описи документов личного дела

Внутренняя опись документов личного дела: скачать образец

Образец внутренней описи документов личного дела

Чтобы зафиксировать все бумаги, подшитые в деле, заполняется внутренняя опись документов дела. Этот бланк нужен для грамотного учета и архивирования.

Заполняется форма в соответствии с рекомендациями Росархива. �х соблюдение обязательно для муниципальных учреждений, частным компаниям также советуется их придерживаться.

В конце статьи можно скачать образец внутренней описи.

Что такое опись и как она оформляется

Внутренняя опись представляет собой перечень с указанием основных реквизитов бланков, входящих в папку, или личное дело работника. Эта форма используется кадровым отделом организации.

Как выглядит образец заполнения документа? Вначале прописывают заголовок.

Далее вносят информацию о работнике, информация о котором будет храниться в личном деле.

Также указывают название предприятия, с которым заключен трудовой договор.

Непосредственно в самой таблице отражены следующие сведения:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Регистрационный индекс.
  3. Дата составления.
  4. Заголовок.
  5. Номера листов дела.
  6. Дополнительные отметки (например, состояние документа, РІ случае изъятия или возврата – причины, прочие примечания).

Под сводкой вписывают число отдельных наименований в деле.

Рљ примеру, если РІСЃСЏ папка состоит РёР· РѕРґРЅРѕРіРѕ многостраничного документа, РІ строке «Р�того» так Рё будет указано: 1 документ.

Внизу бланка ставится подпись заполнившего сотрудника, обязательно с расшифровкой.

Правила оформления описи

Количество листов внутренней описи документов личного дела строго не регламентировано и зависит от объема.

Для небольшой папки может быть достаточно одностраничной формы.

Если же опись включает несколько листов, их следует пронумеровать.

В основном форма готовится в одном экземпляре и вкладывается в дело.

Важно! Если сотрудник просит предоставить ему копию внутренней описи документов, отказать ему работодатель не вправе.

Перечислим еще несколько рекомендаций по оформлению бланка:

  • отсутствие ошибок Рё исправлений;
  • внесение только достоверной Рё точной информации;
  • хранение вместе СЃ личным делом (можно либо прикрепить Рє обратной стороне первой обложки, либо просто вложить РІ папку).

Для бланка можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Допускается его заполнение от руки. Однако в большинстве случаев удобнее воспользоваться компьютером.

Где взять бланк для заполнения

Единого образца внутренней описи документов дела, обязательного для применения во всех организациях, не существует.

Если сотрудников немного, в некоторых фирмах бланк формируется для каждого нового дела. Однако при большом количестве работников такой вариант вряд ли подойдет.

Предпочтительно создать фирменный образец и утвердить его в учетной политике компании.

Напомним, какие сведения должны содержаться в бланке:

  • название организации;
  • данные сотрудника, РЅР° которого оформлено личное дело: его Р¤Р�Рћ Рё должность;
  • СЃРїРёСЃРѕРє вложенных бумаг, выполненный РІ РІРёРґРµ таблицы;
  • количество отдельных наименований, включенных РІ личное дело.

Стоит отметить, что перечень бумаг в личном деле постоянно меняется. Какие-то документы добавляются в папку, другие изымаются.

Все подобные корректировки следует своевременно отражать в описи и указывать день, когда эти изменения произошли.

При изъятии документа также вносятся причины и лица, затребовавшие его на руки.

В основном, в опись личного дела работника включают трудовые книжки, договора, сертификаты о полученном образовании или пройденных курсах.

Туда же вкладывают заявление с просьбой принять на работу, личную карточку, автобиографию и характеристики.

Также стоит вносить туда копии приказов в отношении работника, поощрения, информацию о научных достижениях, должностную инструкцию и сведения, затрагивающие вопросы охраны труда и безопасности.

Кто ответственен за ведение личного дела

РћСЃРЅРѕРІРЅРѕРµ требование Рє сотруднику, который будет заниматься составлением внутренней РѕРїРёСЃРё, — владение информацией Рѕ РїРѕСЂСЏРґРєРµ ее заполнения. Р’ зависимости РѕС‚ масштабов предприятия, эти обязанности РјРѕРіСѓС‚ поручаться:

  • кадровому специалисту;
  • руководителю организации;
  • секретарю.

Чаще всего РЅР° крупных предприятиях составление внутренней РѕРїРёСЃРё поручается кадровикам. Ведение дел – обязательство кадрового отдела, поэтому Рё дополнение Рє нему поручается РёРј.

Стоит заметить, что на этих работников возложена ответственность за хранение бумаг, обозначенных в описи.

В судебной практике встречаются случаи обращений в суд в связи с утерей предоставленных в кадровую службу документов.

К каким делам требуется прилагать опись

На самом деле от кадрового отдела не требуется составлять опись ко всем делам. Этот документ по содержанию напоминает оглавление книги. Его составляют:

  • Рє личным делам;
  • Рє делам, которые требуют полного оформления: СЃРѕ СЃСЂРѕРєРѕРј хранения более 10 лет либо Рє тем, которые находятся РІ архиве бессрочно.

В трудовой практике имеет место увольнение работника. В такой ситуации выдача ему на руки личного дела не допускается. Папка передается на хранение в архив.

Если в описи остались пустые строки, они перечеркиваются.

С увольнением ведение личного дела прекращается, а значит, вносить пометки во внутреннюю опись не имеет смысла.

​

Таким образом, внутренняя РѕРїРёСЃСЊ – это бланк, представляющий СЃРѕР±РѕР№ перечень наименований Рё реквизитов документов, содержащихся РІ личном деле.

В зависимости от объема папки он может быть одностраничным или включать несколько листов.

В бланк вносят название документа, его регистрационный и порядковый номер, номера страниц дела и прочие отметки.

После увольнения работника опись вместе с личным делом передается в архив. Далее можно скачать образец документа по ссылке.

​

Образец внутренней описи документов дела

Источник: https://paperdoc.ru/documents/personnel/obrazec-zapolneniya-vnutrennej-opisi-dokumentov-lichnogo-dela

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Образец внутренней описи документов личного дела

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке.

Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать.

Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

  • копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
  • документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
  • документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
  • прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
  • документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Обязательна ли внутренняя опись личного дела

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

Опись документов в личном деле работника: бланк

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

  • Номер по порядку;
  • Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
  • Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
  • Название документа;
  • Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома – лист 1, копия паспорта – листы 2-4, копия приказа о расторжении договора – лист 5 и т.д.
  • Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
  • В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Опись документов личного дела образец

Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.

Опись дел по личному составу: образец заполнения

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.

Он будет содержать следующие реквизиты:

  • название организации, которая сдает документы в архив;
  • гриф утверждения руководителя;
  • номер по порядку;
  • индекс дела;
  • наименование дела;
  • даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
  • количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
  • примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
  • в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.

Источник: https://spmag.ru/articles/vnutrennyaya-opis-dokumentov-lichnogo-dela-rabotnika-obrazec

Образец заполнения внутренней описи документов личного дела

Образец внутренней описи документов личного дела

Чтобы зафиксировать все бумаги, подшитые в деле, заполняется внутренняя опись документов дела. Этот бланк нужен для грамотного учета и архивирования. Заполняется форма в соответствии с рекомендациями Росархива. Их соблюдение обязательно для муниципальных учреждений, частным компаниям также советуется их придерживаться. В конце статьи можно скачать образец внутренней описи.

Что такое опись и как она оформляется

Внутренняя опись представляет собой перечень с указанием основных реквизитов бланков, входящих в папку, или личное дело работника. Эта форма используется кадровым отделом организации.

Как выглядит образец заполнения документа? Вначале прописывают заголовок. Далее вносят информацию о работнике, информация о котором будет храниться в личном деле. Также указывают название предприятия, с которым заключен трудовой договор.

Непосредственно в самой таблице отражены следующие сведения:

  1. Порядковый номер документа.
  2. Регистрационный индекс.
  3. Дата составления.
  4. Заголовок.
  5. Номера листов дела.
  6. Дополнительные отметки (например, состояние документа, в случае изъятия или возврата причины, прочие примечания).

Под сводкой вписывают число отдельных наименований в деле. К примеру, если вся папка состоит из одного многостраничного документа, в строке «Итого» так и будет указано: 1 документ. Внизу бланка ставится подпись заполнившего сотрудника, обязательно с расшифровкой.

Правила оформления описи

Количество листов внутренней описи документов личного дела строго не регламентировано и зависит от объема. Для небольшой папки может быть достаточно одностраничной формы. Если же опись включает несколько листов, их следует пронумеровать.

В основном форма готовится в одном экземпляре и вкладывается в дело.

Важно! Если сотрудник просит предоставить ему копию внутренней описи документов, отказать ему работодатель не вправе.

Перечислим еще несколько рекомендаций по оформлению бланка:

  • отсутствие ошибок и исправлений;
  • внесение только достоверной и точной информации;
  • хранение вместе с личным делом (можно либо прикрепить к обратной стороне первой обложки, либо просто вложить в папку).

Для бланка можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Допускается его заполнение от руки. Однако в большинстве случаев удобнее воспользоваться компьютером.

Где взять бланк для заполнения

Единого образца внутренней описи документов дела, обязательного для применения во всех организациях, не существует. Если сотрудников немного, в некоторых фирмах бланк формируется для каждого нового дела. Однако при большом количестве работников такой вариант вряд ли подойдет. Предпочтительно создать фирменный образец и утвердить его в учетной политике компании.

Напомним, какие сведения должны содержаться в бланке:

  • название организации;
  • данные сотрудника, на которого оформлено личное дело: его ФИО и должность;
  • список вложенных бумаг, выполненный в виде таблицы;
  • количество отдельных наименований, включенных в личное дело.

Стоит отметить, что перечень бумаг в личном деле постоянно меняется. Какие-то документы добавляются в папку, другие изымаются. Все подобные корректировки следует своевременно отражать в описи и указывать день, когда эти изменения произошли. При изъятии документа также вносятся причины и лица, затребовавшие его на руки.

В основном, в опись личного дела работника включают трудовые книжки, договора, сертификаты о полученном образовании или пройденных курсах.

Туда же вкладывают заявление с просьбой принять на работу, личную карточку, автобиографию и характеристики.

Также стоит вносить туда копии приказов в отношении работника, поощрения, информацию о научных достижениях, должностную инструкцию и сведения, затрагивающие вопросы охраны труда и безопасности.

Кто ответственен за ведение личного дела

Основное требование к сотруднику, который будет заниматься составлением внутренней описи, — владение информацией о порядке ее заполнения. В зависимости от масштабов предприятия, эти обязанности могут поручаться:

  • кадровому специалисту;
  • руководителю организации;
  • секретарю.

Чаще всего на крупных предприятиях составление внутренней описи поручается кадровикам. Ведение дел обязательство кадрового отдела, поэтому и дополнение к нему поручается им.

Стоит заметить, что на этих работников возложена ответственность за хранение бумаг, обозначенных в описи. В судебной практике встречаются случаи обращений в суд в связи с утерей предоставленных в кадровую службу документов.

К каким делам требуется прилагать опись

На самом деле от кадрового отдела не требуется составлять опись ко всем делам. Этот документ по содержанию напоминает оглавление книги. Его составляют:

  • к личным делам;
  • к делам, которые требуют полного оформления: со сроком хранения более 10 лет либо к тем, которые находятся в архиве бессрочно.

В трудовой практике имеет место увольнение работника. В такой ситуации выдача ему на руки личного дела не допускается. Папка передается на хранение в архив. Если в описи остались пустые строки, они перечеркиваются. С увольнением ведение личного дела прекращается, а значит, вносить пометки во внутреннюю опись не имеет смысла.

Таким образом, внутренняя опись это бланк, представляющий собой перечень наименований и реквизитов документов, содержащихся в личном деле. В зависимости от объема папки он может быть одностраничным или включать несколько листов. В бланк вносят название документа, его регистрационный и порядковый номер, номера страниц дела и прочие отметки.

После увольнения работника опись вместе с личным делом передается в архив. Далее можно скачать образец документа по ссылке.

Источник: https://blanki.mwmoskva.ru/kadrovye-dokumenty/vnutrennyaya-opis-dokumentov-lichnogo-dela-skachat-obrazec-skachat-besplatno.html

Личное дело на работника

Образец внутренней описи документов личного дела

В каких случаях составляют внутреннюю опись личного дела сотрудника? Может ли организация разработать собственный бланк описи или необходимо использовать унифицированную форму? Как правильно заполнять, нумеровать и хранить данный документ?

В современном делопроизводстве понятие “дело” подразумевает совокупность документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную обложку.

Они освещают один вопрос или содержат информацию по участку деятельности организации. Что касается персональных дел работников, в них помещают документацию, содержащую необходимые сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Это своего рода досье, которое пополняется на протяжении всей работы данного специалиста в компании.

Даже если стаж специалиста ограничивается всего несколькими годами, в его персональном деле будет находиться сравнительно большой объем документации. Чтобы упорядочить ее и облегчить поиск нужной информации, составляют внутреннюю опись документов личного дела. Она выполняет функции заголовка и представляет собой перечень всей подшитой в папку документации.

Полезная статья: Узнайте больше о хранении личных дел

Для чего составляют внутреннюю опись личного дела?

Ведение персонального дела сотрудника не является обязательным для большинства организаций.

Законодатель обязывает формировать персональные досье для специалистов на государственной службе, работников государственных организаций, если это предусмотрено отраслевым или ведомственным нормативным актом.

Кроме того, такие дела могут формироваться в компаниях, входящих в холдинговые структуры, по решению главы холдинга.

Порядок ведения дел для частных организаций и предпринимателей не регламентируется на законодательном уровне. Как правило, в компании составляют положение, определяющее порядок их формирования, или включают соответствующий пункт в инструкцию по делопроизводству. В персональное досье подшивают следующие группы документов:

Предоставляемые сотрудником при приеме на работуКсерокопии паспорта, дипломов и сертификатов об образовании, СНИЛС, ИНН, документов воинского учета, справки о результатах медосмотра, наличии или отсутствии судимости.
Фиксирующие прием на работуЗаявление работника, автобиография, листок по кадровому учету, копия приказа о трудоустройстве, экземпляр трудового соглашения, копия трудовой книжки
Выпускаемые в период трудовой деятельностиСправки и результатах периодических медосмотров, копии официальных бумаг, подтверждающих право на налоговые вычеты, копии дополнительных соглашений к трудовому договору, должностные инструкции, материалы аттестаций, заявления и докладные

Для того чтобы избежать путаницы и обеспечить порядок в документации, составляют внутреннюю опись личного дела работника, которая играет роль заголовка для каждой конкретной папки.

Это производится на первичном этапе, когда оформляют обложку дела и присваивают ему учетный идентификационный номер. В регистр в порядке хронологии заносят записи об объектах, подшитых в папку.

В нем отражаются сведения обо всех служебных бумагах, в том числе нумерация страниц, в пределах которых они расположены.

Полезная статья: Узнайте о том, как провести внутреннюю опись дела

Внутренняя опись документов личного дела может понадобиться на этапе передачи персонального досье на архивное хранение. Сведения из нее переносят в лист-заверитель, подтверждающий комплектность и целостность передаваемой на хранение папки.

Порядок хранения персональных досье должен соответствовать «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением коллегии Федерального архивного агентства.

Эти правила предусматривают оформление регистра в соответствии с утвержденной унифицированной формой, приведенной в Приложении 10.

Порядок оформления внутренней описи личного дела работника

В соответствии с ГОСТом 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения, досье подшивают в картонную обложку. В папку помещают наиболее важные документы, касающиеся данного работника.

Бумаги располагают в хронологическом порядке, сортируя по дате поступления. Каждому листу присваивается порядковый номер. Регистр подшивается последним.

Допустимо также располагать его на обороте титульного листа.

Полезная статья: Читайте более подробно об оформлении персонального дела сотрудника

Регистр заверяется подписью его составителя: кадрового работника или другого ответственного сотрудника. Дата составления проставляется по завершении комплектования дела.

В настоящее время единого унифицированного образца подобного регистра законодателем не предложено. Любая частная компания вправе:

  • оформить его в произвольной форме;
  • использовать разработанный в организации и утвержденный локальными нормативными актами бланк;

Основная информация вносится в документ в форме таблицы. К числу обязательных данных можно отнести:

  • Порядковый номер папки в соответствии с журналом учета личных дел;
  • Индекс согласно номенклатуре;
  • Дата выдачи;
  • Заголовок;
  • Дата включения в материалы дела;
  • Срок хранения, определенный перечнем;
  • Примечания (графа для внесения изменений в данные);
  • Количество документов, подшитых в папку;
  • Суммарное количество листов;
  • Сведения об ответственном лице (должность, ФИО, подпись).

Полезная статья: Читайте о том, какое место занимает внутренняя опись документов дела в технологии учета и контроля документов

Приведенный в Правилах работы архивов образец внутренней описи личного дела не ограничивает способы ее оформления. Регистр может быть оформлен от руки или с помощью компьютера. Можно использовать как чистый лист формата А4, так и фирменный бланк компании. Как правило, оформляется один экземпляр для каждого дела.

Бланк внутренней описи документов личного дела

Приведенный ниже бланк внутренней описи документов личного дела можно скачать на нашем портале. Он разработан в соответствие с Приложением 10 к Правилам работы архивов. Отметим, что при необходимости работодатель может самостоятельно разработать подобный бланк и утвердить его локальным нормативным актом компании.

Как заполнять внутреннюю опись личного дела?

Регистр документов крайне важен для их учета и систематизации. Именно поэтому к его заполнению необходимо подходить ответственно. При оформлении рекомендуется придерживаться следующих правил:

  • Важно своевременно фиксировать поступающие в дело бумаги, а также факты их изъятия. В течение всей трудовой деятельности работника его досье будет пополняться новыми документами, учет которых важен для сохранения эффективности документооборота.
  • В некоторых случаях расширение досье не позволяет поместить полный перечень бумаг на одном листе. В такой ситуации допустимо оформить регистр на двух или более листах. Отметим, что нумерация при этом ведется отдельно и не является сквозной.
  • Если ведение досье по тем или иным причинам прекращается, дело передается в архив компании. В этом случае в регистр вносится последний документ: копия приказа об увольнении. После этого оставшиеся незаполненные строки необходимо перечеркнуть, чтобы исключить возможность внесения дополнительной информации.
  • При заполнении документа нельзя допускать ошибок и неточностей, т.к. он служит важным элементом внутреннего кадрового документооборота.
  • Информация, содержащаяся в деле, является конфиденциальной и охраняется законом о персональных данных. Даже после увольнения досье не передается на руки сотруднику, а храниться в компании.
  • Срок хранения описей определяется установленными сроками хранения личных дел, т.к. она сдается на хранение в их составе. Срок хранения в архиве досье рядовых сотрудников – 75 лет, а сотрудников, занимающих руководящие позиции, – постоянно.

Полезная статья: Проверьте, соблюдаете ли вы порядок формирования личных дел

Внутренняя опись личного дела: образец заполнения

Приведенный ниже образец заполнения внутренней описи личного дела соответствует Приложению 10 к Правилам работы архивов и является примером незакрытого регистра, т.е. данный сотрудник все еще трудится в организации.

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация.

Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета.

Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст.

81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду.

Плановый контроль проводится раз в три года.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

  • Заявление сотрудника о приеме;
  • Копия приказа о назначении;
  • Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
  • Личная карточка (форма Т-2) или листок;
  • Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
  • Трудовой договор;
  • Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
  • Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

  • ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
  • Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
  • Свидетельств о рождении детей;
  • Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
  • Трудовой книжки;
  • Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.

Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

  • Характеристики с предыдущих мест работы;
  • Анкета, заполненная при соискании должности;
  • Должностная инструкция;
  • Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
  • Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
  • Докладные записки, объяснительные.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Источник: https://schooldirector.ru/lichnoe-delo-na-rabotnika/

Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения

Образец внутренней описи документов личного дела

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.

Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

Когда необходима опись личного дела?

Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.

Документы, касающиеся сотрудников компаний и учреждений, хранятся в их личных делах, на каждое из которых оформляется опись

В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей.

Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна.

Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

  • Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
  • Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
  • Легче собирать статистическую информацию о кадрах.

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.

Порядок проведения описи личного дела работника

За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

  Что такое социальная пенсия по старости в 2019 году

  • Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
  • Опись может составляться вручную или печататься.
  • Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
  • Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
  • Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
  • При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
  • Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.

Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

  • Порядковый номер.
  • Регистрационный номер.
  • Дата оформления.
  • Название документа.
  • Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
  • Примечание. Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.

Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:

  • Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела». Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность. В больших компаниях упоминается структурное подразделение.
  • Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
  • Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
  • Количество страниц описи.
  • Дата составления. Указывается после завершения наполнения дела.

Внутренняя опись документов личного дела — бланк

  • Скачать бланк внутренней описи документов личного дела .docx

Внутренняя опись личного дела — образец заполнения

  • Скачать образец заполнения внутренней описи личного дела .doc

Кроме внутренних описей личных дел работников, кадровые службы обязаны оформлять большое количество других документов. Как специалистам, работающим в этой области, так и другим заинтересованным лицам будет полезна информация о том:

  Как перевести деньги на карту Сбербанка по номеру 900?

Советуем также ознакомиться с материалами по поводу того, как составить:

  • резюме для устройства на работу;
  • анкету на трудоустройство.

Подводим итоги

Внутренняя опись документов личного дела представляет собой список с основной информацией о них. В нем указывается название каждой бумаги, регистрационные данные и место расположения в деле. Оформляют описи специалисты кадровой службы.

Чтобы составление перечней документов максимально упростить и не упустить при этом каких-либо реквизитов, стоит воспользоваться бланком описи и образцом его заполнения.

Источник: https://uvolsya.ru/raznoe/opis-dokumentov-v-lichnom-dele-rabotnika/

Внутренняя опись документов личного дела образец заполнения – СИЗ, нормы, инструкции

Образец внутренней описи документов личного дела

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.

Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

Внутренняя опись документов личного дела: скачать образец

Чтобы зафиксировать все бумаги, подшитые в деле, заполняется внутренняя опись документов дела. Этот бланк нужен для грамотного учета и архивирования. Заполняется форма в соответствии с рекомендациями Росархива. Их соблюдение обязательно для муниципальных учреждений, частным компаниям также советуется их придерживаться. В конце статьи можно скачать образец внутренней описи.

Судебная защита
Добавить комментарий